Hướng dẫn sử dụng File lập hồ sơ hoàn công

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE LẬP HỒ SƠ HOÀN CÔNG ( HỒ SƠ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG )

Bước 1: Kiểm tra các cài đặt để file hoạt động trên môi trường Excel

1. File chạy trong phần mềm Excel 2016 trở lên.

2. Sử dụng Macro excel để tính toán: Vì vậy Excel phải cho phép Macro hoạt động xem cài đặt macro ở bài viết trước: Tại đây.

3. Thiết lập phần mềm in PDF hoặc in ra giấy.

4. Kiểm tra thời gian sử dụng tại Menu " Tài khoản sử dụng " nếu thời gian sử dụng < 1 ngày thì các phím chức năng không hoạt động được.

Bước 2 : Nhập thông tin hồ sơ công trình.

1. Nhập tên công trình :

2. Nhập tên gói thầu :

3. Nhập số hợp đồng và thông tin hợp đồng

4. Địa điểm xây dựng:

5. Chủ đầu tư, và các đơn vị liên quan theo mẫu

Bước 3: Nhập ngày các công việc khởi công

1. Phần công việc này dùng ghi vào nhật ký, ngày ghi vào nhật ký có 2 lựa chọn ghi vào trong Data nhật ký hoặc không ghi vào Data nhật ký.

2. Trong trường hợp không ghi vào nhật ký tự động thì trong phần Data nhật ký ta đánh thêm vào theo ngày mà ký biên bản .

Bước 4: Nhập danh mục công việc thi công và nghiệm thu

1. Nhập danh mục công việc thi công và nghiệm thu. Mỗi công việc nghiệm thu gồm có các thông tin sau :

a. Ngày bắt đầu thi công một công việc

b. Ngày kết thúc thi công một công việc

c. Ngày gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu một công việc

d. Ngày ký biên bản nghiệm thu một công việc

e. Tiêu chuẩn nghiệm thu công việc " tùy theo công việc mà chọn mã tiểu chuẩn cho phù hợp "

f. Đối với công việc đổ bê tông có lấy mẫu bê tông hay không. Nếu có lấy mẫu bê tông thì chon mã " LMBT" , mã lấy mẫu bê tông dùng để xuất danh mục biên bản lấy mẫu bê tông và nghiệm thu cấu kiện bê tông 3 ngày tuổi, 7 ngày tuổi, 28 ngày tuổi hay kết hợp. Trong trường hơp có mã " KTCD" và "KTDC" thì 2 mã này dùng để tạo list danh mục biên bản nghiệm thu. Vì biên bản kiểm tra cao độ và biên bản kiểm tra độ chặt hiện trường là biên bản rời. Ta chỉ cần kẹp vào hồ sơ theo danh mục.

g. Đánh số thư tự biên bản ở cột số Thứ tự Hạng mục, và ghi mã Hạng mục để thuận lợi cho việc theo dõi hạng mục thi công.

h. Tại mục TT Biên bản thì phần mềm tự đánh, nếu ghi ngày nghiệm thu thì phần mềm hiểu là ngày nghiệm thu và đánh số biên bản, Nếu chỉ ghi ngày thi công và kết thúc thi công thì phần mềm hiểu công việc đó chỉ thi công mà không nghiệm thu.

2. Để nghiệm thu công tác bê tông ta cần hoàn thành bảng "Danh mục lấy mẫu bê tông"

- Sau khi hoàn thành bảng " Danh mục lấy mẫu bê tông "

3. Đưa Danh mục nghiệm thu bê tông vào trong bảng danh mục nghiệm thu công việc

Tùy theo tính chất công việc ta chọn nghiệm thu bê tông 3 ngày tuổi, 7 ngày tuổi, 28 ngày tuổi hoặc bê tồng ở 7 ngày tuổi và 28 ngày tuổi cho phù hợp với tính chất công việc.

Tới đây ta đã hoàn thành quá trình nghiệm thu một công việc. Tương tự ta làm hết các công việc theo hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt.

Bước 5 : Nhập danh mục biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn

- Nhập đầy đủ thông tin hạng mục ngày gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu, ngày nghiệm thu

- Bảng này dùng để in biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn, hạng mục công việc và đưa nội dung nghiệm thu vào Data nhật ký.

Bước 6 : Viết nhật ký

1. Xóa toàn bộ nhật ký và viết mới " là xoa hết toàn bộ và làm tại từ đầu "

2. Cập nhật thêm nhật ký " Cập nhật lại nội dung thay đổi ở phần danh mục biên bản nghiệm thu, biên bản lấy mẫu bê tông, biên bản HTGĐ" nhưng giữ lại máy thi công, số lượng kỹ thuật, số lượng công nhân, thời tiết....

3. Viết tiếp theo nhật ký " Trong trường hợp công trình thời gian thi công lâu dài ta làm hàng ngày thì ta chỉ cần cập nhật tiếp theo ngày mới, không phải sửa lại từ đầu...

4. Kiểm tra ngày lễ, tết " Dùng đánh dấu ngày lễ, tết ngày âm lịch tránh trường hợp thi công ngày dương còn ngày âm ta không để ý ".

Sau khi hoàn thành mục Data nhật ký ta có bảng sau: Bảng này là giữ liệu để in nhật ký hàng ngày.

Bước 7 : In danh mục biên bản nghiệm thu công việc

- In danh mục biên bản nghiệm thu công việc theo thứ tự trong Sheets " Danh mục công việc "

- In danh mục biên bản theo Sheets " Data biên bản "

1. Nếu chọn in biên bản theo Sheets " Danh mục công việc " thì mẫu biên bản ở Sheets " Biên bản NTCV "

- Mẫu biên bản ngày lấy giữ liệu từ Sheets " Danh mục công việc " và dò tìm theo số Thứ tự biên bản, ở Sheets " Danh mục công việc " tại cột "A" hoặc cột " B"

- Lưu ý : Mẫu này dùng hàm Vlookup tìm kiếm giữ liệu , bạn có thể kiểm tra, thay đổi theo ý mình.

2. Nếu chọn in biên bản theo Sheets " Data biên bản "

- Trước hết ta phải xuất toàn bộ biên bản nghiệm thu ở Sheets " Danh mục công việc " sang Sheets " Data Biên bản " Tại menu này .

Sau khi hoàn thành ta có danh mục biên bản nghiệm thu công việc . Danh mục này được sắp xếp theo thứ tự ngày . Ngày trước đánh số 1 ngày tiếp theo đánh số 2.....

Để in danh mục biên bản này ta chọn mẫu biên bản ở Sheets " Biên bản NTCV (1) "

Tóm lai: Để in mẫu biên bản nghiệm thu ta có 2 cánh in mỗi cách in chỉ khác nhau ở danh mục biên bản và cách sắp xếp thứ tự biên bản. còn số lượng biên bản thì không thay đổi.

Bước 8 : In danh mục biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn, hoàn thành hạng mục.

Mẫu biên bản hoàn thành giai đoạn, hoàn thành hạng mục tại Sheets " Biên bản HTGĐ " Sheets này lấy giữ liệu tai Sheets " Danh mục HTGĐ " và cũng dùng hàm Vlookup để tìm theo số thứ tự biên bản. Vậy bạn cũng có thể điều chình theo ý mình.

Bước 9 : In nhật ký thi công .

- Mẫu Nhật ký thi công có 2 mẫu số 1 và số 2 và 2 mẫu này cùng lấy giữ liệu từ Sheets " Data nhật ký "

**** Phần " Data nhật ký " gồm có 03 phần .

a) Phần dùng chung cho mẫu 01 và mẫu 02.

b) Phần dùng cho mẫu 01 ( Từ cột G đến cột Q )

c) Phần dùng cho mẫu 01 ( Từ cột R đến cột T ). Các cột này có thể bị ẩn đi dùng lệnh UnHide để hiện lên. Nếu dùng mẫu nhật ký 01.

1. Nếu chọn mẫu số 1.

- Mở Sheets " Nhật ký (1) " mẫu này lấy giữ liệu từ Sheets " Data nhật ký " và dùng hàm Vlookup để tìm, nguồn tim là số trang nhật ký. và dòng tìm là cột STT bên Sheets " Data nhật ký " .

2. Nếu chọn mẫu số 02. ( Mẫu này ít sử dụng nên có thể bị ẩn đi )

- Mở Sheets " Nhật ký (2) " mẫu này lấy giữ liệu từ Sheets " Data nhật ký " và dùng hàm Vlookup để tìm, nguồn tim là số trang nhật ký. và dòng tìm là cột STT bên Sheets " Data nhật ký " .

Bước 10 : In biên bản hoàn thành giai đoạn, hoàn thành hạng mục.

- Mẫu biên bản hoàn thành giai đoạn/ hoàn thành hạng mục tại Sheets " Biên bản HTGĐ " lấy giữ liệu từ Sheets " Danh mục HTGĐ " và cũng dùng hàm Vlookup để tìm .

Bước 11 : Xuất List hay danh mục .

Gồm có 3 Danh mục cần xuất

a) Danh mục lấy mẫu, danh mục nến mẫu theo yêu cầu

b) Danh mục biên bản nghiệm thu công việc

c) Danh mục biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn/ hoàn thành hạng mục

I. Danh mục lấy mẫu, danh mục nến mẫu theo yêu cầu

1. Vào menu : Mục lục hồ sơ QLCL -> Mục lục thí nghiệm bê tông

2. Tiếp tục chọn danh mục cần xuất " Mẫu bê tông bao nhiêu ngày tuổi "

3. Copy gửi kết quả cho đơn vị thí nghiệm :

II. Danh mục biên bản nghiệm thu công việc

1. Vào menu : Mục lục hồ sơ QLCL -> Mục lục biên bản NTCV

2. Tiếp tục chọn danh mục cần xuất " Mục lục biên bản NTCV"

Danh mục này phụ thuộc vào việc bạn in biên bản nghiệm thu công việc theo dử liệu " Data biên bản " hay " Danh mục công việc " Xem kỹ ở Bước 7

3. Kết quả như sau :

III. Danh mục biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn/ hoàn thành hạng mục

1. Vào menu : Mục lục hồ sơ QLCL -> Mục lục biên bản HTGĐ

2. Kết quả như sau :

Bước 12 : Một số lưu ý khi sử dụng

1. Chon nhanh Sheets làm việc

- Có rất nhiều Sheets ( trên 20 Sheets ) nên để thuận tiện cho việc nhập giữ liệu, in ấn nhanh nên ta chọn những Sheets làm việc cần thiết. Menu đa dạng, ta có thể chọn theo ý muốn.

2. Chọn mã tiêu chuẩn mà tiêu chẩn nghiệm thu không thấy

- Nhiều lúc nhập danh mục công việc ta xóa, chèn dòng thì dòng do tìm tiêu chuẩn nghiệm thu không thấy mặt dù đã chọn mã tiêu chuẩn nghiệm thu . Lý do là ô đó bị mất công thức ta chỉ cần chọn tra lại công thức tại menu này.

3. Xuất Sheets thành 01 file excel

- Bạn muốn xuất một Sheets ra thành 01 file Excel gủi cho một người khác dễ kiểm tra thì bạn vào menu này.

4. Cập nhật tiêu chuẩn mới

- Nếu bạn nhận thấy tiêu chuẩn đang sử dụng có một số tiêu chuẩn không còn sử dụng, bản có thể cập nhật Online các tiêu chuẩn của hệ thống được lưu ở máy chủ.

- Bạn cũng có thể tạo ra bộ liêu chuẩn cho riêng mình

- Cột Ma_tra_CV là mã tiêu chuẩn nghiệm thu " Bạn có thể tùy chỉnh theo ý mình "
- Cột tiêu chuẩn nghiệm thu " " Bạn có thể tùy chỉnh theo ý mình "

5. Tại sao bị treo khi thực hiện lệnh " Lệnh chạy không hoàn thành "

a) Phần mềm gặp lỗi do nhập thiếu ngày vì vậy phần mềm hiểu ngày đầu tiên của thập niên 1900 . vì vậy so với ngày hiện tại là qua xa vượt qua chu kỳ làm việc của một công trình thi công nên phần mềm không hiểu. Bạn cần kiểm tra lại việc nhập ngày cho đầy đủ chính xác.

b) Không phải lỗi : Do sử dụng hàm của máy tính phần lịch âm không hiểu tháng 2 có ngày 29, tháng 2 có ngày 30 và tháng nhuần " Tháng nhuân có thêm chử N ví dụ tháng 6 nhuần 20/6(n)/2025 nên công thức tính ngày bôi vàng.